航运公司安全管理体系审核工作指导手册_wenkub

2020-12-20 00:47:40 本页面

【导读】带来时间上的节约,使船舶早日投入营运,降低费用。材料的规范、准确,请公司按下述要求开展。公司提交审核申请前,公司的高层领。如有不清楚,可致电杭州海事局进行免费咨询,联系电话0571-86566909,传真:0571-86566907。航运公司安全管理体系的审核、发证种类可分为以下两种情况:。材料,因此,除了以红头文件盖章以外,其他材料还要盖上骑缝章。络清楚、申请理由充分、申请要求明确。二章中详细阐述。和SMC证书变更、展期、补发等的申请材料做出详细要求。请时,请仔细对照,按此准备齐全。涉及DOC或SMC增发、补。参考目录的顺序号进行编号,如“02-审核申请报告”)。中直接插入图片。



【正文】
航航运运公公司司安安全全管管理理体体
系系审审核核工工作作指指导导手手册册
杭州海事局编制
二〇一三年十月十日
目录
第一篇航运公司审核发证申请................................................................................................................1
第一章申请材料的齐全性.......................................................................................................................2
第二章申请材料的符合性..................................................................................................................15
第二篇联系沟通保持体系的有效运行.........................................................................21
第一章审核计划的上报与船舶动态报告.......................................................21
第二章日常体系运行中信息报告......................................................................................21
第三章船舶代管或退出体系情况报告.................................................................23
第三篇接受审核组的审核...............................................................................................................................27
第一章审核流程介绍......................................................................................................................................27
第二章航运公司接受审核应做好的配合工作....................................29
第四篇审核组审核结束后的后续工作..............................................................................33
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
1
第一篇航运公司审核发证申请
航运公司安全管理体系的审核、发证需要公司进行书面申请,申
请材料的规范、准确不仅能够给公司带来工作上的便利,更是为公司
带来时间上的节约,使船舶早日投入营运,降低费用。如何做到申请
材料的规范、准确,请公司按下述要求开展。
第一,确认条件是否满足。公司提交审核申请前,公司的高层领
导要查对《航运公司安全管理体系审核发证规则》,对审核发证的条
件是否满足进行确认。如有不清楚,可致电杭州海事局进行免费咨询,
联系电话0571-86566909,传真:0571-86566907。
第二,认真准备申请材料,做到审核、发证的申请材料内容正确、
齐全。航运公司安全管理体系的审核、发证种类可分为以下两种情况:
即公司审核发证、船舶审核发证。此外,还涉及公司及船舶证书的增
补发、变更等的申请。
第三、认真准备申请材料,做到审核、发证的申请材料形式和内
容符合要求。
1、形式的符合性。公司申请审核发证要以公司红头文件的形式
进行,即形成正式的申请报告,这是因为公司向海事部门申请审核发
证是一项单位对单位的正式行为,相关材料是作为该申请报告的附送
材料,因此,除了以红头文件盖章以外,其他材料还要盖上骑缝章。
2、公司申请材料在提交前要仔细审核,做到材料中不存在错别
字、不存在词不达意或语句不通的情况,在整体性上要做到文件的脉
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
2
络清楚、申请理由充分、申请要求明确。相关材料的具体要求将在第
二章中详细阐述。
第四、申请材料要经公司总经理审阅。
第一章申请材料的齐全性
公司的各类审核申请,需以书面形式提交申请,根据目前的要求,
现将各类审核所需要的材料列出清单,详见附件一,附件一中有4份
清单,分别对船舶各类审核、公司各类审核、DOC副本增发以及DOC
和SMC证书变更、展期、补发等的申请材料做出详细要求。各公司申
请时,请仔细对照,按此准备齐全。申请材料中涉及的表格,见附件
二所列。国内航运公司的各类审核申请的书面材料一式一份,国际航
运公司的各类审核申请的书面材料一式三份。涉及DOC或SMC增发、补
发、变更、展期等的申请材料国内航运公司的一式两份,国际航运公
司一式三份。
公司提交书面申请的同时,要一并提交相应的电子版申请材料,
对于电子版材料,公司可设置密码进行保护。对电子版材料的要求是:
1、要确保电子版的申请材料与书面材料保持完全一致。
2、电子版申请材料的文件命名,要求每份文件单独列出并规范
命名,文件名称可包含顺序编号并能表达该文件的具体内容(最好以
参考目录的顺序号进行编号,如“02-审核申请报告”)。
3、相关证书的扫描件,要求一律制作成WORD或PDF文档,可在WORD
中直接插入图片。
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3
4、电子版材料可通过外网进行申报,外网申报地址在浙江海事
局外网()上的网上政务中心里,也可直接输入
进行访
问,具体申报操作可参考之前发布的《网上政务大厅使用手册(公司
审核类)》。
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4
附件一:公司、船舶各类审核发证申请所需材料清单见下表:
清单1:船舶各类审核发证申请材料一览表

号文件名称







证备注
1审核发证申请表(船舶审核)□√□√□√□√见表1
2审核申请报告□√□√□√□√
3与该船有关的安全管理体系文件清单□√□√□√□√
4SMS在船上运行以来的有效性评价或管理复查的报告□√□√□√
5上次审核以来与该船相关的安全管理体系文件修改的情况说明(如有)□√□√
6公司在3个月内对该船实施内部审核的计划□√
7船舶国籍证书复印件(需三页)□√□√□√□√第三页变更信息如无也需提交
8船舶管理协议(如为代管船舶)□√□√□√□√
9船舶清单□√□√□√□√见表3
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5
清单2:公司各类审核发证申请材料一览表

号文件名称









证备注
1审核发证申请表(公司审核)□√□√□√□√□√见表2
2审核申请报告□√□√□√□√□√
3安全管理手册□√□√□√
4安全管理体系文件清单□√□√□√
5安全管理体系有效性评价报告、管理复查报告□√□√□√□√
6上次审核以来安全管理体系修改情况说明□√□√□√
76个月内实施满足ISM或NSM全部要求的安全管理体系的计划□√
8上次审核发现的不符合规定情况的纠正说明□√
9船舶清单□√□√□√□√□√见表3
10所有的船舶管理协议(如有)□√□√□√□√□√见注1
11船舶国籍证书复印件(如有代表船)□√□√□√□√
第三页变更
信息如无也
需提交
12企业法人营业执照□√□√□√
13水路运输许可证或水路运输服务许可证□√□√□√
14航运公司安全管理信息传递表□√□√□√□√□√见表4
注1:初次审核、临时审核和换证时,需要提交体系内所有船舶的代管协议,年
度审核和跟踪审核时,仅提交代表船的代管协议。
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6
清单3:DOC副本增发申请材料一览表
序号文件名称备注
1增发DOC副本的申请报告
2船舶清单见表3
3船舶管理协议(如为代管船舶)及船东、管理公司报告书
4船旗国当局授权或委托中国海事局签发ISM证书的文件(新增船舶为外国籍)
5船舶国籍证书
6DOC正本或副本复印件
7一年来公司和该船舶安全管理状况见表5
8航运公司海机务管理人员情况报告表见表6
清单4:SMS相关证书变更、补发、展期等申请材料一览表
序号文件名称备注
1变更、补发、展期的申请报告
2引起变更、补发、展期的情况说明和客观证据
3原证书复印件(若有)
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7
附件二:公司审核发证申请材料所涉及的专用表格清单:
表1:审核发证申请表(船舶审核)
安全管理体系审核发证申请表
(船舶审核)
编号:
船名
船舶所有人
安全和防污
染管理人
持有DOC证
书的编号
DOC证书所
覆盖的船种
联系人联系电话
申请审核种

船舶
概况
船舶种类国籍
船检机构乘客定额/总吨
公司安全管
理体系在船
运行情况简







材料名称份数备注
兹声明,上述内容和递交材料确认无讹,且保证所提交的电子版与书面材料完全一致。
申请单位印章
年月日
表2:审核发证申请表(公司审核)
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8
安全管理体系审核发证申请表
(公司审核)
编号:
公司名称法人代表
公司地址邮编
联系人联系电话
申请审核
种类
船种
客船□客滚船□高速客船□化学品船□散货船□油船□
高速货船□气体运输船□钻井平台□其他货船□
代表船
概况
船名国籍
船舶种类乘客定额/总吨
船检机构
公司安全管
理体系建立
和/或运行情
况简介






材料名称份数备注
兹声明,上述内容和递交材料确认无讹,且保证所提交的电子版材料与书面材料
完全一致。
申请单位印章
年月日
注:表一、表二中的“体系运行情况简介”栏中可填写“详见申请报告”。
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表3:船舶清单
持证公司所属及管理船舶清单
公司名称(盖章):船舶总数:艘。其中:中国籍国际艘;方便旗艘(按船旗注明);国内艘。填报日期:年月日






DOC


船舶
名称





船舶
所持
SMC
编号
安全管理证书情况船舶基本情况





SMS



SMS

















有效期至
签发
日期
签发
机构
名称
中间审
核签注
日期







员/




航线
(国际
/国内)
IMO


船舶
登记
号码
船舶
初次
登记
号码
建造日
期船旗
国/
船籍



年月日年月日
注:1、船舶清单只填报由海事机构签发SMC证书的船舶;
2、申请时请使用EXCEL表格提交。
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表4:航运公司和船舶安全监管信息传递表
航运公司和船舶安全监管信息传递表(一)
海事局(盖章)日期:年月日
公司名称:时间范围:
法定代表人:总经理:指定人员:
公司性质:成立时间:注册地点:
航线和运力:
最高领导层、岸基体系相关部门及分支机构的设置或变更情况:
公司体系内人数:岸基体系内人数:体系内船员数:
体系内船舶情况(国籍、船种、艘数、代管):
SMS文件最新版本及改版情况:
持有DOC情况
国籍覆盖船种签发日期有效期截止日期发证机构
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航运公司和船舶安全监管信息传递表(二)
(接上页)
公司名称:
船舶安全检查滞留情况
船名国籍船种滞留时间滞留地点滞留原因
船舶安全检查涉及SMS缺陷情况
船名国籍船种安检时间安检地点涉及SMS缺陷情况
船舶交通事故情况(一般等级及以上)
船名国籍船种发生时间发生地点事故损失及原因
船舶污染事故情况
船名国籍船种发生时间发生地点污染程度及原因
船舶违章情况
船名国籍船种违章时间违章地点违章事实及原因
其它安全监管信息:
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表5:公司及新增船舶近一年来安全管理状况
航运公司安全管理信息报告表(一)
公司:(盖章)填表日期:年月日
公司基本情况变更:
组织机构变更:
体系文件改版:
体系内船舶变更:
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航运公司安全管理信息报告表(二)
公司:(盖章)填表日期:年月日
船名:船舶所有人:
国籍/船籍港:船种:总吨/载客定额:
船舶滞留情况:
水上交通事故情况:(一般等级及以上)
船舶污染事故情况:
船舶重大违章情况:
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表6:航运公司海机务管理人员情况报告表
航运公司海机务管理人员情况报告表
序号姓名职务兼职情况身份证号持有船舶证书情况船舶任职简历备注证书编号持证等级持证名称
说明岸基管理人员资质及数量满足《国内水路运输经营资质管理规定》(交通运输部〔2020〕2号令)或/和《国内船舶管理业规定》(交通运输部令[2020]1号令)的有关规定。
说明:1、持证名称为船舶任职最高职务,如船长、轮机长、大副、大管轮等。
2、持证等级为航区等级,如甲、乙一等、乙二等、乙三等、丙一等、丙二等、丙三等、丁一等、丁二等、丁三等。
3、任职简历应说明所任船舶职务和任职年限等。
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第二章申请材料的符合性
公司各类审核发证申请材料的符合性分为形式和内容符合性两
种,形式的符合性,即要求材料的格式符合要求。公司按照第一章的
要求,该使用专用表格要使用专用表格,未要求使用专用表格的,各
公司的申请材料要做到整洁,包括文字的大小、字体行距的大小、页
面的大小在一个文件中做到统一。对审核发证材料的符合要求描述如
下。
一、公司各类审核的申请报告
公司各类审核的申请报告要使用红头文件,对该文件的要求有:
1、申请报告的抬头:中华人民共和国浙江杭州海事局。
2、报告的正文,可分成四个部分来写:
第一部分,公司的基本情况。可以以“我公司系贵局辖区内的一
家国内航运公司,……”,描述基本情况,如:成立于……,注册于……,
办公地……,法人……,从事……,等。
第二部分,公司的SMS建立及“符合证明”取得情况。可以以“我
公司的安全管理体系于何时建立,何时通过了审核,取得了何证书,
证书的编号及有效期(说明DOC、最近一次年度审核签注的签发日期
及有效期)”等为内容进行描述。
第三部分,申请的理由,阐述如何满足审核发证的申请条件。
临时审核,通过阐述公司安全管理体系已完全按照ISM/NSM规则
进行建立,并准备运行,公司的准备运行计划已制定。
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初次审核,通过阐述体系试运行期间的情况,具体可包括:如何
开展体系运行,特别是代表船的情况,开展的联合演习、内审与评价
的情况,运行体系中船舶滞留、事故及其处理情况等方面来表明公司
安全管理体系运行有效果,所以提出初次审核申请。
年度审核,通过阐述一年来体系运行情况,如:文件的修改情况、
各方面活动按文件的要求开展情况、体系运行的取得的效果等等,来
表明公司安全管理体系持续有效地运行中,且在运行中不断改进。
换证审核,通过阐述五年来体系的运行情况,重点突出近一年来
的运行情况,来表明公司安全管理体系持续有效地运行中,且在运行
中不断改进,并因DOC证书的有效期将至,因而要求进行换证审核。
第四部分,申请的要求。可以以“根据《航运公司安全管理体系
审核发证规则》等的相关规定”为开头,提出明确的申请要求。(如
要求审核的时间段、审核的种类和覆盖的船种、审核的地点及代表船
的安排。)
二、船舶各类审核的申请报告
船舶的各类审核申请报告要使用红头文件,对该文件的要求有:
1、申请报告的抬头:中华人民共和国浙江杭州海事局。
2、报告的正文,可分成四个部分来写:
第一部分,公司的基本情况。可以以“我公司系贵局辖区内的一
家国内航运公司,……”,描述基本情况,如:成立于……,注册于……,
办公地……,法人……,从事……,等。
第二部分,公司的“符合证明”取得情况、船舶SMC取得情况。
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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可以以“我公司的安全管理体系于何时建立,何时通过了审核,取得
了何证书,证书的编号及有效期(说明DOC、最近一次年度审核签注
及SMC的签发日期及有效期)”等为内容进行描述。
第三部分,申请的理由,阐述船舶已具备审核发证的申请条件。
临时审核,通过阐述船舶系本公司管理、公司DOC船种覆盖本轮,
DOC副本已取得(或正在申办中)、安全管理体系文件已配备到船、
体系运行的计划已制定,船员特别是高级船员已经过培训并对体系文
件和计划熟悉。
初次审核,通过阐述公司安全管理体系在船试运行情况,具体可
包括:如何开展体系运行,特别是开展的联合演习、内审与评价的情
况,运行体系中船舶滞留、事故及其处理情况等方面来表明船舶在运
行安全管理体系过程中有效果,所以提出初次审核申请。
中间审核,通过阐述二年多来体系运行情况,如:公司体系文件
的修改、修改后及时下达、船舶各方面活动按文件的要求开展情况、
船长的管理复查情况、船舶运行体系过程中安检、事故等情况、内审
和评价体系运行取得的效果等,来表明船舶在两年多的时间中按公司
执行并有力地保障船舶安全营运与防止海洋污染。
换证审核,通过阐述五年来体系的运行情况,重点突出近一年来
的运行情况,来表明船舶安全管理体系持续有效地运行中,且在运行
中不断改进,并因DOC证书的有效期将至,因而要求进行换证审核。
第四部分,申请的要求。可以以“根据《航运公司安全管理体系
审核发证规则》等的相关规定”为开头,提出明确的申请要求,如审
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核的种类、要求审核的时间、地点。
三、DOC副本增发的申请报告
DOC副本增发的申请报告要使用红头文件,对该文件的要求有:
1、申请报告的抬头:中华人民共和国浙江杭州海事局。
2、报告的正文,可分成四个部分来写:
第一部分,公司的基本情况。可以以“我公司系贵局辖区内的一
家国内航运公司,……”,描述基本情况,如:成立于……,注册于……,
办公地……,法人……,从事……,等。
第二部分,公司的“符合证明”取得情况。可以以“我公司的安
全管理体系于何时建立,何时通过了审核,取得了何证书,证书的编
号及有效期(说明DOC签发日期及有效期、最近一次年度审核签注签
发日期)等”为内容进行描述。
第三部分,申请的理由。阐述新增的船舶系由本公司按照已建立
的安全管理体系进行管理、阐述新增船舶的船种系本公司DOC覆盖的
船种,阐述岸基管理人员的数量满足相关要求,阐述公司的一年管理
情况良好。
第四部分,申请的要求。可以以“根据《航运公司安全管理体系
审核发证规则》等的相关规定”为开头,提出明确的申请要求,如增
发DOC副本船种、份数。
四、DOC/SMC补发、展期、变更等的申请报告
参照DOC副本增发的申请报告,详细阐述补发、展期、变更的理
由,从而提出申请补发、展期、变更的具体要求。
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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五、安全管理手册
公司的安全管理体系文件中的安全管理手册要对如何实施
ISM/NSM规则作出纲领性的阐述。一是安全管理手册的覆盖性,即手
册所阐述的内容要覆盖ISM或NSM规则的所有管理要素;二是符合性,
即手册所阐述的内容要符合ISM或NSM规则的及国际、国内所有强制性
规定,并对行业组织等的一些建议性规定和标准等进行充分考虑。
六、上次审核以来安全管理体系修改情况说明
文件的修改说明,要突出三个方面的内容:一是修改的时间;二
是修改前的主要存在的问题;二是修改后的主要内容。但这其中要注
意文件的标题,可以以“20XX审核年度文件修改说明”。(修改的文
件名、章节条款等,建议以表格形式进行表述)
七、6个月内实施满足ISM或NSM全部要求的安全管理体系的计划。
该计划要以时间为主线,对实施ISM/NSM工作进行详细的阐述。
要求时间安排合理,工作内容符合实际并能实施,工作的责任人明确。
八、航运公司安全管理信息传递表
该信息传递表的填写栏中要注意:
1、时间范围,系指上次审核以来至今,对于初次审核的公司,
自体系运行以来;
2、航线与运力,以公司“水路运输许可证”上的经营范围来填
写,运力以公司的船舶载重吨之和来填写。
九、船舶清单
“船舶清单”需要使用专用的船舶清单,详见上表3。
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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十、一年来安全管理状况。
公司要如实填写一年来的管理情况,特别是一年来船舶发生变化
的情况,即使出售的也要填写,包括事故、滞留、违章等情况并不因
船舶的出售而不进行填写。
体系内人员的数量与资质情况是一项较为重要的内容,这涉及
DOC能否增发的重要依据,人员的数量与资质要注意公司的高层与一
般部门要分开,资质主要是否具有海上船长/轮机长,大副/大管轮的
资历。
十一、相关证书的复印件
对相关证书的复印件要求,在证书的适当位置,加盖公司的公章
并注明本复印件与原件一致。
另外,船舶国籍证书第三页的变更信息即使空白也需要复印,并
在船舶国籍证书上注明该轮的最低配员数量和实际配员数量。
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第二篇联系沟通保持体系的有效运行
为方便沟通联系,提高工作效率,请各公司设立一个专用电子邮
箱和QQ与我局联系,妥善保存好邮箱和QQ的密码(最好有书面方式留
存),人事变动时做好交接工作。
浙江杭州海事局的工作邮箱为,QQ群:
236430447。
第一章审核计划的上报与船舶动态报告
公司应在每月20日前上报下月的公司审核计划和船舶审核计划,
上报格式详见本篇附件一和附件二,如没有计划可以不报送。公司审
核申请提交后,根据审核申请中要求的审核时间,提前10-15天与我
局联系,确定最佳审核时间。对于公司审核中涉及代表船或船舶各类
审核,公司要在审核申请中要求的审核时间前及时报告船舶动态,直
到审核安排结束。特别是国内航行船舶船期变化较大的,要及时报告。
联系电话0571-86566909,传真:0571-86566907。
第二章日常体系运行中信息报告
根据浙江海事局《关于印发<浙江地区航运公司安全管理信息报
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告制度>的通知》(浙海船舶[2020]136号)的规定,各公司安全管理体
系在运行中,应及时填写相应的信息报告表,报告我局。
当发生下列情况时,应在一个月内填写《航运公司安全管理信息
报告表》(一):
1、公司基本情况变更,包括公司名称、地址、联系方法和企业
性质等情况变更;
2、公司组织机构变更,包括公司最高领导层、指定人员、岸基
SMS相关部门等情况变更;
3、公司安全管理体系文件改版;
4、公司安全管理体系内船舶变更,包括新增船舶纳入体系管理
或体系内船舶退出体系管理等。
当公司安全管理体系内船舶发生下列情况时,应在一个月内填写
《航运公司安全管理信息报告表》(二),说明船舶被滞留的时间、
地点、主要原因,或事故发生的时间、地点、主要原因及损失情况,
或船舶违章的时间、地点、违章事实及主要原因,并报告公司所在地
海事局。若船舶被滞留的,还应附具船舶安全检查记录簿或港口国检
查报告复印件、禁止离港通知书和解除禁止离港通知书复印件。
1、在接受PSC或FSC检查时被滞留;
2、发生一般及以上等级水上交通事故;
3、发生污染事故;
4、发生涉及安全和防污染管理的违章情况等。
《航运公司安全管理信息报告表(一)》及《航运公司安全管理
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信息报告表(二)》的格式详见第一篇附件二的表5。
第三章船舶代管或退出体系情况报告
如公司管理的船舶退出公司体系时,公司必须在《航运公司安全
管理信息报告表》(一)的“体系内船舶变更”栏进行说明并加盖公
司公章,并将该船舶的相关证书一并上交至我局。
如公司新增管理的船舶为非本公司所有,则需要与船东签订管理
协议,签订管理协议的原则要求要符合《中华人民共和国航运公司安
全与防污染管理规定》(交通部2020年第6号令)第十四条的要求,
船东和管理公司要将船舶委托管理的情况报告至我局,并附相应的管
理协议。该报告的格式见附件三,在有下划线处,选择合适的词,删
去不合适的词即可。
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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附件一:
年月航运公司审核月度计划表
上报单位:
序号DOC编号国际(双证)公司审核类别船种船舶国籍代表船动态计划时间备注
序号DOC编号国内公司审核类别船种船舶国籍代表船动态计划时间去年安排方
制表人:日期:年月日
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附件二:
年月航运公司船舶审核月度计划表
上报单位:
序号SMC编号公司/船舶名称审核类别船种审核地点计划时间备注
制表人:日期:年月日
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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附件三:
航运公司船舶安全管理情况报告
杭州海事局:
兹因下列()艘船舶的安全与防污染管理工作的责任已经委托
/被委托,委托方和被委托方订立了相应的船舶安全管理协议(附后),
按船舶管理协议的规定,今后,该船舶的安全管理工作由被委托方负
责,现根据《中华人民共和国船舶安全营运与防污染管理规则》的相
关要求,本公司作为该船舶的所有人/被委托人,特将该船舶安全管
理的委托和被委托情况报告如下。
一、船舶情况(共艘)
序号船舶名称船舶种类船舶总吨
1、
2、
3、
二、双方的详细情况
委托人:公司名称:
法人代表:
注册地址:
办公地址:
联系电话/传真:
被委托人:公司名称:
法人代表:
注册地址:
办公地址:
联系电话/传真:
报告人:
报告时间:
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第三篇接受审核组的审核
航运公司提交安全管理体系审核申请后,经过对审核申请材料的
审查,调配审核员组成审核组,到公司实施审核。为使公司对整个审
核工作的了解,并做好相应的接受审核工作,本篇重点对航运公司接
受审核应做好的配合工作进行全面介绍。
第一章审核流程介绍
(一)公司各类审核的基本流程
1、审核发证机关根据公司的安全管理体系审核申请,制定月度
审核计划;
2、航运公司根据审核申请的时间,提前10天左右向发证机关确
定船期,商定审核时间,并继续报告船舶动态;
3、审核发证机关根据商定的审核时间,安排审核员,组成审核
组,下达《接受审核通知》和《审核安排方案》到公司。
4、公司根据《审核安排方案》,及时同《审核安排方案》中的
会务审核员取得联系,并商定接待审核组的工作;
5、审核组按《审核安排方案》进行报到并开展审核。
(二)审核组开展审核的工作流程
1、审核组报到后,召开审核组第一次会议,通报公司安全管理
体系运行情况,并根据《审核安排方案》,分配各审核员的工作任务,
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提出审核应把握的重点和相关要求,编制审核组的《审核计划》。(此
项工作在宾馆内进行)
2、审核组根据《审核计划》开展文件审核。(此项工作在宾馆
内进行)
3、审核组根据《审核计划》的安排,召开内部会议,汇总文件
审核情况,决定是否进行活动审核。对于未通过文件审核的公司,则
不再开展活动审核。(此项工作在宾馆内进行)
4、审核组根据《审核计划》的安排,如公司的安全管理体系通
过文件审核,则审核组继续开展活动审核。
活动审核,包括对代表船的审核。
活动审核在公司进行,代表船的活动审核由审船小组在船上进
行。无论在公司或在船上,活动审核的具体流程为:
(1)审核组在公司会议室召开首次会议,参加人员为公司体系
内人员和审核组;
(2)实施活动审核;即现场检查。
5、审核组根据《审核计划》的安排,审核组内部会议,汇总活
动审核情况以及进一步对文件审核情况的分析汇总,分析审核中发现
的问题严重程度和数量,确定开列“不符合规定情况报告”和审核结
果,编制审核报告。(此项工作在宾馆内进行)
6、审核组根据《审核计划》的安排,与公司进行交流,评述审
核情况。(此项工作在公司进行)
7、审核组在公司会议室召开末次会议,宣布审核结论。参加人
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
29
员为公司体系内人员和审核组。(此项工作在公司进行)
第二章航运公司接受审核应做好的配合工作
一、审核组抵达前的准备工作
公司接到《接受审核通知》和《审核安排方案》传真后,应开始
准备审核的相应会务工作。具体如下:
1、订房。公司根据《审核安排方案》所确定的审核员人数订房,
要求审核组长为套房,审核员为单间或标准间,另外,订一个用餐包
厢供审核员用。
2、准备一台电脑、一台打印机、一包打印纸以及适量的其他办
公用品,如订书机、小纸夹等,供会务审核员使用。
3、联系会务审核员,安排车辆,做好审核员的接站工作。
4、准备各审核员审核用材料。
根据审核的种类,给每位审核员准备一份以下材料(见下表)。
另外,可给每一位审核员准备适量的办公用品,如笔记本、水笔等。
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序号材料名称初次年度跟踪临时换证附加
1审核安排方案□√□√□√□√□√□√
2审核员餐宿安排表□√□√□√□√□√□√
3公司岸基人员名单□√□√□√□√□√□√
4体系内船舶清单□√□√□√□√□√□√
5公司SMS文件□√□√□√□√□√
6有效性评价或管理复查报告□√□√□√□√
7内审报告□√□√□√
86个月实施计划□√
9上次不符合规定情况□√□√□√□√
10特别情况说明、事故报告等□√□√□√□√□√□√
二、审核组抵达后的配合工作
1、审核员抵达后的第一次接待用餐。本次接待用餐是以当地海
事局的名义进行,公司要协助会务审核员,安排用餐地点、确定当地
海事局参加审核接待的人员,安排车辆进行人员接送。
2、保持与负责会务的审核员联系,特别是有代表船审核时,船
期情况要及时向会务审核员报告,并根据会务审核员的要求,做好相
应的准备工作;
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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三、审核组开展审核时的配合工作;
1、审核组开展文件审核时,公司仅与会务审核员保持联系;
2、审核组开展活动审核时,需要做好以下工作:
(1)根据审核组“审核计划”的时间安排,准备好车辆,到审
核组住宿地接审核组到公司(或代表船)。
(2)对会议室可进行必要的布置,以便进行首次和末次会议。
(3)了解首次会议议程,事先准备发言材料。
首次会议的议程:
A、审核组和公司双方相互介绍;
B、公司负责人介绍体系建立情况、运行情况;
C、审核组长介绍审核的目的、依据、方法、纪律及审核的具体
安排;
D、公司负责人对审核组作出的审核安排是否妥当进行确认。如
有不妥,可进行调整,特别是在公司有兼职的情况下,是否存在审核
冲突。
公司负责人介绍体系建立情况、运行情况的发言材料,可根据公
司申请审核时的申请报告及公司有效性评价的内容进行准备。不同审
核种类的发言材料,其中心内容有所不同,初次审核的应突出公司安
全管理体系的建立过程和三个月以来体系运行的有效性;年度审核的
应突出一年来公司船岸人员根据SMS要求所取得的成效,以及最近进
行内审后对安全管理体系评价后觉得公司体系运行的情况。
(4)了解末次会议议程,事先准备发言材料。
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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末次会议的议程:
A、审核组长代表审核组宣布审核审核结论及必要的讲话;
B、公司负责人对审核组做出的审核结论表态;
C、当地海事局领导对公司提出的希望和要求(如有当地海事局
领导参加会议)。
公司负责人对审核结论的表态,可从两方面体现。一方面是对审
核组在审核中发现问题是否客观公正进行评述;二方面是对存在的这
些问题表达整改的要求(如要在规定的时间内按照审核组的要求进行
整改)。
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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第四篇审核组审核结束后的后续工作
审核组审核结束后,相应的审核资料会留在公司,并要求公司在
制定纠正措施后转交到当地海事局审核管理部门,而这些资料是发证
机关(部海事局/浙江海事局)发证的依据,因此,各公司要十分重视
该项后续工作,尽快完成这些审核资料的上报,以便争取及时发证。
为确保这些审核资料的正确、有序、整洁,请按以下步骤进行。
一、接收材料,并查看材料是否齐全
审核组留下的审核材料可以看成由以下三部分组成:
第一部分为公司审核资料:
(1)公司审核安排方案
(2)审核组第一次会议记录
(3)安全管理体系审核报告
(4)审核计划
(5)文件审核记录
(6)(岸基)活动审核记录
(7)审核会议签到表
(8)不符合规定情况报告
(9)问题清单
(10)上次不符合规定情况报告的验证(若适用)
第二部分为船舶(包括代表船)审核资料部分:
(1)船舶审核安排方案(若有)
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(2)船舶审核报告;
(3)审核计划;
(4)活动审核记录;
(5)审核会议签到表;
(6)不符合规定情况报告;
(7)问题清单
(8)上次不符合规定情况报告的验证(若适用)
第三部分为费用部分:
(1)SMS审核费用清单;
(2)审核员补助发放表;
(3)审核员差旅补贴发放表;
接收审核资料时,要按照上述审核资料组成,进行整理和清点,
清点时注意数量和顺序。
二、检查材料中审核员或公司人员的签字是否齐全。
1、检查审核员签名是否有遗漏,包括上次审核中发现的不符合
规定情况及是否都经过审核员验证签名。
2、检查公司及船舶被审核人员、陪审人员的签名是否有遗漏。
三、接收电子版材料。
向会务审核员拷贝电子版材料。
四、制定审核员开列的不符合规定情况报告的纠正措施。
制订纠正措施前,应对不符合进行原因分析,特别是要从管理的
角度进行分析,并要考虑拟订的纠正措施是否能起到防止此类不符合
航运公司安全管理体系审核工作指导手册
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再度发生的效果。分析原因时,可考虑工作是否明确责任人员(包括
有无体系文件规定),责任人对不符合所依据的规定在事先是否清楚
等等,根据原因,制订有针对性的纠正措施草稿,送审核组中的会务
审核员审阅后,填写到“不符合规定情况报告”中。让会务审核员对
此不符合的纠正措施进行确认。
五、审核材料报送与存档排放要求。
公司需将审核材料按以下(一)、(三)款要求和顺序上报我局,
我局根据以下(二)、(四)款要求将复印件返还公司留档。
(一)报送审核发证机构(公司审核材料)
1、审核材料清单;
2、公司审核安排方案;
3、审核组第一次会议记录(含日常监管情况材料);
4、公司审核报告;
5、公司审核计划;
6、文件审核记录;
7、(岸基)活动审核记录;
8、船舶(代表船)审核安排方案;
9、船舶(代表船)审核报告;
10、船舶(代表船)审核计划;
11、船舶(代表船)审核记录;
12、不符合规定情况报告(文件、岸基活动、船舶);
13、问题清单(文件、岸基活动、船舶);
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14、首、末次审核会议签到表(公司、船舶);
15、SMS审核费用清单;
16、其他相关补充材料(如岸基人员、船员名单等)。
(二)提交被审核方(公司审核材料)
1、审核材料清单;
2、公司审核报告;
3、公司审核计划;
4、船舶(代表船)审核报告;
5、船舶(代表船)审核计划;
6、不符合规定情况报告(文件、岸基活动、船舶);
7、问题清单(文件、岸基活动、船舶);
8、首、末次审核会议签到表(公司、船舶);
9、SMS审核费用清单。
(三)报送审核发证机构(船舶审核材料)
1、审核材料清单;
2、船舶审核安排方案;
3、船舶审核报告;
4、船舶审核计划;
5、船舶审核记录;
6、不符合规定情况报告;
7、问题清单;
8、首、末次审核会议签到表;
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9、SMS审核费用清单;
10、其他相关补充材料(如船员名单等)。
(四)提交被审核方(船舶审核材料)
1、审核材料清单;
2、船舶审核报告;
3、船舶审核计划;
4、不符合规定情况报告;
5、问题清单;
6、首、末次审核会议签到表;
7、SMS审核费用清单。
注意一:“审核员差旅补贴”的原件留在公司,交公司财务报销。
注意二:“不符合规定情况报告”原件交我局,对不符合规定情
况的验证可在复印件上进行,纠正期满后在我局进行验证。
注意三:“审核员补助发放表”中的费用由海事局承担,因此,
审核期间,会务审核员如有向公司借款发放此费用的情况,则公司凭
“审核员补助发放表”的原件到当地海事局管理部门退回费用。
注意四:公司在领取到新证书后,请及时将复印件传真或邮寄至
我局(电子版也可)。
六、不符合的纠正与验证
公司要抓紧时间按照纠正措施的要求,对不符合规定情况进行整
改,纠正期满后,将客观证据和不符合的复印件上报我局,我局适时
安排不符合规定情况的验证工作。
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